従来の電子公証システムは、法人嘱託人の電子確定日付付与の申請等を除き、電子定款の認証等主要な電子文書の認証の嘱託は、公証役場で受け付けておりましたが、新システムでは、法務省オンラインシステムを利用することとなり、法人嘱託人も個人嘱託人もインターネットで嘱託を行い、公証役場では嘱託を直接受け付けません。

◆嘱託人としては、電子公証を利用するためにどのような準備をしなくてはならないか。
◇新しいシステムでは、法務省オンライン申請システムにアクセスする必要がありますから、当然、嘱託人はインターネットに接続できるパソコンを準備しなくてはなりません。そして、嘱託すべき文書を作成するワープロソフトのほか、認証を受ける文書をPDFにしてこれにデジタル署名をしたものを添付書類とする場合は、アドビ・アクロバットのソフト購入費用と電子証明書を取得する費用がかかります。

平成18年3月31日までの旧システムで必要であったクライアント・ソフトや、デジタル署名のためのプラグインソフトは嘱託人側で必ずしも購入する必要がなく、オンライン側で準備できており、嘱託人はこれを使用することで足ります。

◆オンライン申請システムを利用するには、事前準備として

�@    環境の確認

　�A 法務省認証局自己署名証明書の取得／登録

　�B JRE(JavaRuntimeEnvironment)のインストール（既に導入済みの場合でも入れなおす必要があ　　　るように法務省のページでは説明補足されています。）　

　�C　オンライン申請システムインストーラのインストール

　�D　デジタル署名用証明書の取得（日本司法書士連合会ICカード）

　�E　申請者情報事前登録（法務省オンライン申請窓口でのID及びパスワード登録）

　�F　申請者操作ガイドのダウンロード

などが必要です。これらは、法務書のホームページの法務省オンライン申請システム事前準備操作ガイドに記載されておりますが、パソコンの操作に慣れない方にとっては、面倒なものですから、あらかじめ十分な準備をされることをお勧めします。

◆従来のシステムで電子公証を受けてきたが、これまで使っていたソフトなどは全て無駄になるのか。◇電子署名をするときに必要なソフトであった「（株）日立製電子公証プラグインタイプＪ」「（株）リーガル社製電子認証キットPRO」はこれまで通り使うことができます。

これらのソフトを使ってデジタル署名をする場合、アドビ・アクロバットの編集→環境設定（但し、アクロバット7.0では編集→環境設定→セキュリティ→詳細環境設定→作成）で、「署名時に使用するデフォルトの方法」が日立製作所の電子署名プラグインの場合はHSign、リーガル社の電子認証キットの場合はLegalSignになっているかを確認して下さい。

法務省オンライン申請システムで準備されているソフトをダウンロードする場合は、上記のような署名プラグインソフトは必要ありません。

　また、電子公証された電子文書を表示するためのソフトとして（株）日立製のクライアントAという　ソフトが使われましたが、新しいシステムでは,InternetExprolerのブラウザでみることができます　のでこれも不要です。

◆　従来のシステムで商業登記電子証明書を用い、法人として電子公証を利用してきた。その際、クライアントソフトで作成したフロッピーディスクに公証人のIDを登録した嘱託人登録をしたが、新しいシステムでは嘱託人登録はどうなるのか。
◇　新しいシステムでは、法人といえども嘱託人登録をしません。従って、クライアントソフトは不要です。また、これまで嘱託人登録をした法人については、その登録手続は、無駄になります。

◆　嘱託人が電子公証を受けるために使用できる電子証明書の種類に限定はあるのか。
◇　新しいシステムでは、法務省オンライン申請対応の証明書が必要となります。

また、電子公証を利用するには次に掲げる証明書が利用可能です。現在使用できる電子証明書は、次期システムでもそのまま使用できます。

　�@「商業登記に基づく電子認証制度」を運営する電子認証登記所証明書

　�AJCSI日本認証サービス株式会社（AccreditedSignパブリックサービス２）

　�Bビジネス認証サービスタイプ１−G（行政書士電子証明書）（日本商工会議所）

　�C地方公共団体による「公的個人認証サービス」

  �D日本司法書士連合会認証サービス（日本司法書士連合会）

◆　電子公証を嘱託する具体的手順はどうなりますか。
◇  電子公証を受けるために嘱託人のなすべきことについて説明します。

(1)日本公証人連合会のホームページから

   日本公証人連合会のホームページのトップページには電子公証システムへのリンクが設けてあります。日本公証人連合会のホームページのトップページの「電子公証」のボタンをクリックして下さい。すると、法務省オンライン申請システムの案内ページに飛ぶことができます。

(2)日本公証人連合会ではなく、法務省のホームページから電子公証システムにアクセスすることもできます。

電子公証を申請するためには、前述の説明のように、法務省オンライン申請システム利用上の事前準備としてまずユーザ登録を行い、申請者ID及びパスワードを取得する必要があります。

以上の事前準備をしないでいきなり電子公証の申請をすることはできません。

嘱託人は、申請者IDとパスワードを入力し、ログインした上で、法務省への電子申請一覧のなかから、定款認証のワークシートをダウンロードし、必要項目を入力し、定款PDFにデジタル署名を行い、電子公証の申請をします。(以下日立の手順書のとおり)

◆電子公証を行う際のファイルの種類・容量に制限はあるのか。あるとすれば、その内容はどうか
◇確定日付を付与する電子文書は、プレーンテキスト(txt)形式、XML形式、PDF形式となります。

また、電子定款に使用するファイルは、旧システムと同様PDFにして、これにデジタル署名をして電子公証申請ファイルに添付して下さい。

次期システムで扱えるこれらのファイルの容量は、オンライン申請システムが扱える範囲の4MBです。

◆電子公証で文書に電子確定日付を受けたいときは、どのようにすればいいか。
◇嘱託人は、法務省オンライン申請システムにアクセスし、ログイン画面から申請者IDとパスワードを入力し、ログインした上で、電子申請一覧のなかから、確定日付けのワークシートをダウンロードし、必要項目を入力し、確定日付を受けたい文書を添付し、確定日付の申請をします。確定日付は、インターネット経由で嘱託人にお渡しできます。

◆電子定款の認証を受けるにはどうすればいいか。また、その際注意すべき事項は何か。

◇電子定款の認証を受けるには、法務省オンライン申請システムへログインし、設立すべき会社の本店所在地を管轄する法務局管内の指定公証人を指定して電磁的記録の認証の嘱託をするわけですが、あらかじめ、指定公証人と連絡を取って認証を受けるべき定款案を公証人宛ファックスあるいは、添付メールを送付し、事前に公証人に内容を確認してもらうようにして下さい。その際、印鑑登録証明書、委任状、登記簿謄本、サイン証明書など関係書類と相まって検討すべき場合も多々ありますので、これを定款案と同様、事前に公証人に送付するようにして下さい。スムーズに認証が受けられます。作成代理の場合の委任状、発起人の印鑑登録証明書は、電子定款を受領するため公証役場を訪れるときは、既にファックスで送信してあっても本物をご持参下さい。作成代理の委任状は、何の作成依頼を受けたかを明らかにするため、定款内容を明らかにする定款のコピーをつけるのが普通ですが、別紙を添付したときは、委任者の割印をするのが書類作成の原則です。

　　定款の内容の不備あるいは関係書類との齟齬があって認証に到らないときは、公証人からコメント付きで却下されることがあるかも知れませんが、不備を是正すれば認証を受けられますので公証人と連絡を取って下さい。

　　認証した電子定款ファイルは付属する電子ファイルと共にこれを保存する媒体であるフロッピーディスクUSBメモリ,CD-Rに書き込んで渡されます。最近はフロッピードライブのないパソコンもありますから、その場合は嘱託人のパソコンで読み出せるご希望の保存媒体を当該公証人に申し出られ、公証役場で提供してもらえる場合は別にして、自身で持参した方がよいと思います。

　　　電子定款は、認証という行為の性格上、公証人の面前で署名を自認するなどする必要がありますから、申請はインターネットで行いますが、認証した電子定款は、公証役場相手を確認してお渡しすることになります。また、公証人の認証のある定款の謄本を法務局などに提出することが必要になりますが、認証した定款の謄本情報の電子ファイルだけでは登記申請を受け付けてもらえないことがあり、紙ベースの定款謄本を要求されると思います。必ず、紙ベースの定款謄本を受け取るようにして下さい。謄本の請求(同一情報の提供の申請)は、正規にはオンラインで申請することになりますので、認証した公証役場から登簿管理番号を聞き、オンラインで同一情報の提供の申請を行い、電子定款の受領のため公証役場に赴いた際、紙ベースの定款謄本を受け取って下さい。公証役場にインターネットに接続したパソコンがあった場合、これを使用してオンライン申請で謄本請求させてくれる場合がありますので、事前に確かめ、オンライン申請する際のIDやパスワードを準備することも忘れないようにして下さい。

◆電子定款の認証を受けたが、記載に誤りがあった場合は、どのようにすればいいか。

　◇紙ベースの定款では、認証後に誤記等で訂正の申立があったときは、定款に押された捨印等を利用して誤記の部分の訂正を行うという便法で対処している公証役場が多いと思われますが、電子定款は、そのような便法は取れません。再度原稿を訂正してPDF変換し、再度認証をし直し、以前の認証はなかったものとして、扱うことになると思います。但し、既に法務局に認証した電子定款謄本を提出し、これが受理された後に誤記を発見した場合、訂正した電子定款を提出すると以前提出した電子定款と訂正した電子定款の二つがあることになります。一つの会社に二つの定款が存在することは認められませんから、訂正した電子定款は受理されないのが通常です。従ってこのような場合、受理された電子定款の誤記の部分は、公証人による誤記証明書を発行することで対処しているのが通常です。具体的には、当該法務局の商業登記の登記官に相談して了解を取った上申し出て下さい。

　　これに対し、誤記ではなく定款変更の場合の手数料は、一般的に25,000円を徴収されることがあります。